Fundamentos de sistemas

Fundamentos de sistemas

Introducción a los sistemas

La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.

El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos. La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.

Concepto básico

Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo. Un sistema tiene más de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automóvil.

Organizaciones como sistemas

Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.

Existen dos tipos de sistemas:

·         Sistema Abierto:

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando condatos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar informacion, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.

Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentacion y nutrición

Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados

Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo.

Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.

·         Sistema Cerrado:

Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.

Todo sistema depende en alguna medida del ambiente. La Organización como sistema abierto es antigua.

Funciones del Sistema

·         Definir bases de datos conteniendo los datos elementales requeridos 

·         Agregar nuevos registros en una base de datos 

·         Modificar, corregir o borrar registros existentes

·         Construir automáticamente y mantener archivos para acceso rápido a los registros de cada base de datos de modo que haya una recuperación muy veloz

·         Recuperar registros por su contenido mediante un lenguaje de recuperación amplio y poderoso

·         Visualizar los registros o partes de los mismos de acuerdo a las necesidades del usuario

·         Ordenar o clasificar los registros en cualquier secuencia deseada

·         Imprimir catálogos completos, parciales y/o índices

·         Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programación

Estas funciones se obtienen a través de 8 programas que proveen los servicios correspondientes, clasificados en dos grandes categorías: Servicios para el usuario que emplea bases de datos ya existentes; y servicios del sistema, diseñados para el administrador de las bases de datos, para crear nuevas bases o realizar actividades diversas en relación al sistema. Los servicios para el usuario requieren sólo un conocimiento básico del programa CDS/ISIS, en tanto que los servicios del sistema presuponen un conocimiento más profundo de los componentes del sistema, incluyendo la capacidad para programar computadoras. 

Los cuatro servicios previstos para el usuario son los siguientes: 

·         ISISENT Ingreso y edición de datos

·         ISISRET Recuperación de información

·         ISISPRT Producción de impresos y reportes, tales como catálogos e índices

·         ISISINV Mantenimiento del archivo invertido y funciones utilitarias 

Estructura de un sistema

Un sistema de computación moderno consiste de uno o más procesadores, memoria principal, relojes, terminales, discos, interfaces de red y otros dispositivos de entrada/salida. Sin embargo, hardware sin software es simplemente inútil. El sistema de operación es una parte importante de un sistema de computación.

Veamos la estructura general de un sistema de computación y el papel que juega el sistema de operación.

Software:

Programas del Sistema: Administran la operación del computador.

Programas de Aplicación: Resuelven problemas de usuarios particulares.

Hardware

Ahora bien, dentro del tipo de Programas del Sistema, el más importante es el Sistema de Operación, el cual controla todos los recursos del computador y provee la base o plataforma sobre la cual los Programas de Aplicación pueden ser escritos.

Desplegando un nivel más estos dos componentes (Hardware y Software) tenemos la siguiente estructura:

Planificación de la información

La planificación de los Sistemas de Información (SI) se entiende como un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre qué hacer con los sistemas de información en el futuro. Esto ha evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden distinguir cuatro fases:

·         La introducción de la informática en las organizaciones

·         La expansión anárquica de las aplicaciones informáticas

·         La coordinación de los SI con los objetivos de la empresa

·         La interdependencia estratégica entre las compañías y los SI

Requerimientos funcionales y no funcionales del sistema

Los requisitos funcionales son aquellos que especifican lo que va a tener que hacer tu aplicación, sus funcionalidades. Por ejemplo, loguear usuarios, generar informes, entre otros.

Los requisitos no funcionales son aquellos relacionados con atributos de calidad, es decir, rendimiento, escalabilidad, fiabilidad, disponibilidad, mantenimientos, usabilidad, entre otros.

Generalmente, a la hora de escoger una arquitectura para diseñar el sistema, se hace a partir de los requisitos no funcionales. Y los diagramas y vistas de diseño se hacen a partir de los requisitos funcionales.

Fundamento de sistemas de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

§  Personas

§  Datos

§    Actividades o técnicas de trabajo

§  Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayor parte de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

Información

En sentido general, la información es un conjunto organizado de datosprocesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Elementos y actividades de un sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

• Facturas (interfase automático).

• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

• Cálculo de antigüedad de saldos.

• Cálculo de intereses moratorios.

• Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

• Catálogo de clientes.

• Facturas.

Salidas:

• Reporte de pagos.

• Estados de cuenta.

• Pólizas contables (interface automática)

• Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Tipos de sistemas de información

·         Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente.

·         Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre.

·         Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común.

·         Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se quiere lograr la autosuficiencia.

·         Sistemas abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente continuamente.

·         Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.

·         Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen.

·         Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano, es decir, el factor tiempo es más constante.

·         Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen solo en ciclos repetitivos.

·         Sistemas no estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta al tiempo y a los recursos.

·         Sistemas adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su funcionamiento, logro y supervivencia.

·         Sistemas no adaptativos: tienen problemas con su integración, de tal modo que pueden ser eliminados o bien fracasar.

·         Sistemas determinanticos: Interactúan en forma predecible.

·         Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre.

·         Subsistemas: Sistemas más pequeños incorporados al sistema original.

·         Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos, que pueden referirse a una parte del sistema original.

Importancia de los sistemas de información

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, fianza, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercad y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

·         Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones,  marketing, y administración de recursos humanos.

·         Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

·         Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

·         Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

·         Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.